Googleドライブのフォルダと編集者の関係性について調べた

2016.05.13

ちょっと会社でやらかしてしまいました。
会社で使うアンケートをGoogleフォームで作成していたのですが、それをGoogleドライブの共有フォルダに放り込んだところ、社員全員がフォームの編集者として設定されてしまいました。なんてこったい。
編集対象者になると、フォームの内容を編集できる上、回答内容が見れてしまいます。とんでもない事態となりました。

今回は、幸いフォームの公開前だったので回答者も居らず事無きを得ました。メタ

でも次おなじ事になったら・・・。内容次第でクビが飛ぶかもしれません。想定できるトラブルは事前に回避!
そんな経緯があってGoogleドライブの動きを調査してみました。


編集対象者の動きに関する実験

起こってしまった事は仕方が無い。同じことを繰り返さなければ良いのです。
と言うわけで、まずは原因を探りたいと思います。調べるのは「なぜ編集対象者が変わったのか」です。
問題が発生した状況を再現しつつ、合わせて他にも編集対象者が変わるパターンが無いか実験していきたいと思います。

実験のための準備

Googleドライブ
実験用に3つのフォルダ「個人フォルダ」「共有フォルダ」「リンク共有フォルダ」と、1つのフォームを用意しました。

Googleドライブ
「個人用フォルダ」
誰とも共有を行っていないフォルダです。

Googleドライブ
「共有フォルダ」
共有するユーザを1人設定したフォルダです。このユーザ(以下Aさん)は編集権限を持ちます。

Googleドライブ
「リンク共有フォルダ」
リンクを知っている全ユーザが編集できる状態になったフォルダです。

Googleドライブ
「フォーム」
ごくごく普通のGoogleフォームです。

Googleドライブ
フォームの編集対象者は私だけに設定してあります。

以上で準備は完了です。

実験

これから、各フォルダにフォームを入れて、編集権限がどう変化するのか確かめていきます。

実験:個人フォルダにフォームを入れる

Googleドライブ
フォームをドラッグし、個人フォルダ上でドロップします。これで個人フォルダにフォームが入りました。
編集権限はどうなたのでしょうか?

Googleドライブ
結果:変化なし

フォームの編集者は当初と変わらず私一人です。

実験:共有フォルダにフォームを入れる

Googleドライブ
共有フォルダにフォームを入れるとメッセージが表示されました。これは、何かが起こりそうな気配。「OK」を押して移動を実行します。

Googleドライブ
無事フォームが共有フォルダに入りました。

続いてフォームの編集権限を確認します。

Googleドライブ
結果:編集者にAさんが追加されました。
フォームの編集者にAさんが追加されました。どうもフォルダの設定に影響されているようです。ではAさん側からフォームが見えるか確認しましょう。

Googleドライブ
Aさんからフォームが見えるようになりました。勿論、編集も出来ます。

実験後にフォームを元の階層へ戻すと、編集者は元通り私だけになりました。

実験:リンク共有フォルダにフォームを入れる

Googleドライブ
ドラッグ&ドロップでリンク共有フォルダにフォームを入れると、またまたメッセージが表示されました。「OK」を押して移動を実行します。

Googleドライブ
フォームが共有フォルダに入ったことを確認。フォームの編集権限はこんな感じです。

Googleドライブ
結果:編集対象者がフォームの編集者用リンクを知っている人全員になりました。

Googleドライブ
Aさんのアカウントでリンク共有フォルダのパスを開くとフォームが表示されました。フォームの編集も可能です。

実験結果

フォームをフォルダへ移動した場合、フォームの編集対象者はフォルダの編集対象者に影響されて自動的に変更されるようです。知らないと結構こわいですよ、これ。

会社でGoogleドライブを活用されている方は、意識しておいた方が良さそうです。ちなみに、編集対象者として設定された際はメールも送られてきました。

今回の実験ではフォームを使用しましたが、スプレッドシートやドキュメントでも同じ結果になりました。

対応方法

今後Googleドライブを使用する際、以下を意識しようと思います。

  • 共有のフォルダにファイルを入れる場合は編集対象者を確かめる
  • 自分だけで編集したい場合は個人用フォルダを作成して入れる
  • 数人で編集したい場合は専用フォルダを作成して編集対象者を絞る


疑問

以下、会社の方々から出てきた疑問と、その解答です。
Q:社員全員が編集可能なフォルダにフォームを置きたい。でも全員が編集対象者になると困る。
A:フォルダ内に編集対象者を限定したフォルダを新しく作成して、そこにフォームを入れればOK!

Q:共有フォルダの第一階層で放置されているドキュメント達は何もの?
A:誰かが作ったままフォルダ分けされず放置された可愛そうな子達です。
→ 出来れば作成者に確認を取ってフォルダ分けしてあげるのが良いかと思います。

以上、Googleドライブの編集者に関する実験を終わります。

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